Organisatienota

Wat is mijn rol als vrijwilliger?

Op de dag van het evenement verzamelen alle ingeplande vrijwilligers op het geplande tijdstip in het depot van het Muziekcentrum voor een briefing waarbij de precieze taken worden verdeeld onder het team. Na afloop van het evenement volgt een debriefing op dezelfde plek.

Als vrijwilliger kan je deze rollen opnemen:

• Zaalwacht - Je bent aanwezig ruim voor de start van de activiteit.  Je helpt mee bij de ticketcontrole en/of plaatsen aanwijzen in de zaal en gaat bij de start van de activiteit in de zaal zitten op de aangewezen usherstoel. Je waakt tijdens de activiteit over de veiligheid van alle aanwezigen en over het goede verloop van de activiteit. Als er iemand de zaal verlaat, ga je mee naar buiten om hulp te bieden en verwittigt indien nodig de productiecoördinator en/of dokter. Je helpt na het concert in de vestiaire en vertrekt pas na de debriefing in het Depot.
• Vestiaire - Je bent aanwezig ruim voor de start van de activiteit en blijft tot een half uur na het aflopen van de activiteit of tot alle jassen opgehaald werden. Je helpt mee bij het aannemen, bewaken en teruggeven van de jassen. 
• Ticketcontrole / opstart vestiaire: Je bent aanwezig ruim voor de start van de activiteit, en blijft een half uur tot na de start ervan. Je helpt mee bij de ticketcontrole of bij de opstart van de vestiaire. 
• Steward - je bent allround inzetbaar en biedt algemene productionele of logistieke ondersteuning.
• Flyeren: je gaat op pad om in Gent, Antwerpen, Brugge en Brussel te flyeren voor/na/tijdens diverse activiteiten (concerten, festivals, evenementen).
• Avondkassa / Ticketverkoop: op concertavonden beman je de balie/kassa: avondverkoop van tickets, opzoeken en afdrukken van tickets, afhandelen van de gastenlijst. Je bent een aanspreekpunt en verwijst mensen correct door. Voor je deze rol kan opnemen is een opleiding vereist.
• Onthaal: Tijdens kantooruren kom je de balie van het Muziekcentrum bemannen. Je neemt de telefoon op en ontvangt bezoekers van het Muziekcentrum. Voor je deze rol kan opnemen is een opleiding vereist.

Vrijwilligersvergoeding

Voor de gemaakte onkosten wordt een forfaitaire onkostenvergoeding betaald.

Opgelet: Als je van De Bijloke een vrijwilligersvergoeding ontvangt, dan is het de verantwoordelijkheid van jou als vrijwilliger om ons op de hoogte te brengen als je jaarmaximum aan vrijwilligersvergoedingen bereikt is.

Hoe zit het met mijn uitkering?

Krijg je een uitkering, dan verlies je in principe niets van je uitkering als je een kostenvergoeding ontvangt en in orde bent met volgende regels:

• Soms heb je de toestemming om vrijwilligerswerk te doen nodig van RVA, OCMW of adviserend arts van de mutualiteit. Informeer hier vooraf naar.
• Zorg ervoor dat je nooit over de maximumbedragen voor een forfaitaire kostenvergoeding gaat, ook niet als je in meerdere organisaties vrijwilligt. Het maximum bedrag voor 2024 is 1659,22 euro per jaar.
• Combineer de reële en de vaste kostenvergoeding niet (behalve tot 2.000 km verplaatsingsvergoeding).

Hoe zit het met mijn privacy?

We zien het als onze verantwoordelijkheid om jouw privacy, en die van al onze medewerkers en bezoekers, te beschermen. Lees hier onze privacyverklaring.

Wat met vertrouwelijke informatie? 

Als vrijwilliger kan je gegevens vernemen ten aanzien waarvan je gehouden bent tot de geheimhoudingsplicht volgens art. 458 van het Strafwetboek.

Hoe zit het met aansprakelijkheid en verzekering?

De Bijloke is burgerlijk aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden en aan de organisatie berokkent bij het verrichten van vrijwilligerswerk, behalve in geval van bedrog, zware fout of eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomende lichte fout van de vrijwilliger. Deze aansprakelijkheid wordt gedekt door de volgende verplichte verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid:

Naam verzekeringsmaatschappij : Ethias
Polisnummer : 45.016.816

Daarnaast heeft De Bijloke ook een facultatieve verzekering afgesloten. Deze dekt de lichamelijke schade die geleden is door de vrijwilliger bij ongevallen tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk of op de weg van en naar de activiteiten.

Naam verzekeringsmaatschappij : Ethias
Polisnummer : 45.226.569

Indien de vrijwilliger voor een opdracht voor De Bijloke een wagen gebruikt van De Bijloke (eigen, huur, of deelauto), dan is hij/zij zelf verantwoordelijk voor eventuele boetes (foutparkeren, snelheidsovertredingen,…).

Bij wie kan ik terecht met verdere vragen?

Stuur een mailtje naar vrijwilliger@debijloke.be of bel even op: 09/323 61 07.